Pada kenalan pertama dengan korespondensi bisnis mungkin mendapat kesan bahwa ini terlalu rumit sistem. Bahkan, berbagai jenis surat bisnis secara organik sesuai dengan kebutuhan individu dalam interaksi.
Surat bisnis tentang kerja sama
Jembatan pertama antara kemungkinan mitra masa depan adalah, sebagai suatu peraturan, surat bisnis tentang kerja sama. Perwakilan dari dua perusahaan sudah bisa berkenalan dan melakukan negosiasi awal, tetapi kontak resmi akan menjadi surat kerja sama.
Poin penting untuk dokumen ini:
- banding ke orang tertentu;
- referensi ke pertemuan atau sumber informasi tentang perusahaan ini;
- ringkasan substansi masalah;
- tabel, harga, dan informasi tambahan lainnya lebih baik untuk dikirim dalam aplikasi.
Surat bisnis pertemuan
Jika berhasil, langkah selanjutnya adalah surat bisnis dari pertemuan tersebut. Jenis surat bisnis ini dapat mengurangi jumlah tahap perundingan menengah dan mempengaruhi keberhasilan pertemuan yang akan datang. Pihak yang berkepentingan harus memikirkan detail hingga detail terkecil:
- peraturan;
- agenda;
- mengartikulasikan masalah untuk diskusi;
- menguraikan berbagai masalah sekunder yang mungkin muncul dalam proses;
- menyiapkan aplikasi informasi, yang disarankan bagi pihak lain untuk membaca sebelum pertemuan.
Surat bisnis yang bijaksana seperti itu akan membantu untuk menghindari kesalahpahaman, ketidaksesuaian, momen tidak menyenangkan lainnya yang dapat mempengaruhi hasil negosiasi. Berdasarkan hasil negosiasi, surat bisnis lain ditulis tentang pertemuan - tetapi sudah dalam bentuk laporan tentang hasil yang dicapai. Ini melayani tujuan yang sama: untuk memastikan bahwa mitra menafsirkan perjanjian yang dicapai dengan benar. Pihak kedua diundang untuk mengkonfirmasi notulen rapat atau membuat perubahan, sebagai aturan, untuk satu hari.
Jenis korespondensi bisnis lainnya
Dengan hubungan yang sudah terjalin, paling sering, jenis surat bisnis ini, seperti permintaan surat bisnis dan, dengan demikian, surat tanggapan. Dengan perubahan dalam pengaturan atau ketika informasi tambahan diperlukan, satu perusahaan mengirim surat permintaan lain.
Untuk mempertahankan hubungan bisnis yang ada atau untuk membangun yang baru, jenis surat bisnis seperti surat undangan bisnis dan surat iklan bisnis disediakan. Perusahaan dapat menyelenggarakan konferensi, pameran, seminar, dan sebagainya - dan mengundang mitra nyata dan potensial, dalam pribadi manajemen atau seluruh tim. Akan lebih murah mengirim surat penjualan, tetapi pengembaliannya jauh lebih rendah.
Etiket bisnis melibatkan surat ucapan terima kasih sebagai tanggapan atas pemenuhan permintaan oleh rekanan atau untuk kerjasama lainnya.
Beberapa jenis korespondensi bisnis mungkin lebih sulit untuk ditulis. Ini adalah:
- surat penolakan bisnis;
- surat bisnis dengan permintaan maaf;
- surat-klaim bisnis;
- permintaan surat bisnis.
Dalam dokumen-dokumen ini, sangat penting untuk mempertahankan nada yang baik dan penuh hormat. Adapun surat permintaan, kemudian, sesuai dengan aturan etika bisnis, formulasi permohonan digunakan bahkan dalam kasus-kasus ketika dalam kehidupan akan ada permintaan.
Apa yang harus dicari dalam korespondensi bisnis:
- momen penting untuk setiap surat bisnis adalah daya tarik untuk orang tertentu, dengan ejaan yang benar dari nama lengkap, posisi, nama perusahaan;
- terlepas dari apakah Anda menulis surat bisnis elektronik atau kertas - itu harus di kop surat perusahaan dengan semua syarat;
- etika, kebenaran dan rasa hormat - satu-satunya nada yang dapat diterima untuk surat bisnis.
- surat itu harus dipertahankan dalam gaya yang kering, seperti bisnis - lebih baik untuk menghindari perubahan emosional dari pidato biasa.
Sebuah surat bisnis, yang ditulis dengan nuansa-nuansa ini, akan membuat kesan yang lebih baik dari pengirim Anda. Dan di dunia bisnis, ini akan membantu membuka pintu yang benar.